Khi nghe đến từ Teamwork, chắc hẳn ai cũng hình dung ra đó là công việc cần góp sức của nhiều người. Qua trải nghiệm của bản thân, tôi nhận ra rằng Teamwork không hề đơn giản. Nó phụ thuộc rất lớn vào người team leader (hay gọi là nhóm trưởng hoặc người chỉ huy). Dưới đây là 2 câu chuyện mà tôi đã trải qua và khi ngồi bình tâm lại thì mình ngộ ra nhiều điều về phối hợp khi làm việc nhóm.
Đám cưới của chính tôi
Tôi cưới vợ khi 27 tuổi. Vợ tôi là cô bạn học chung cấp 3 ở huyện. Thật ra, khi chúng tôi quyết định chuyện cưới xin, 2 đứa còn “teen” dữ lắm. Trên tôi còn một chị, nhưng trong khi chị tôi chăm chỉ lo công việc thì tôi đã vượt mặt cưới trước. Vì vậy mà đối với ba má tôi, đây cũng là lần đầu tiên có sui gia.
Má tôi là người rất đảm đang. Việc gì má làm cũng được, miệng nói tay làm, không những vậy còn rất khéo là khác. Ba tôi thì tính tình thoải mái, vô tư. Chính vì vậy mà tổ chức đám cưới, ba tôi chỉ lo phần mời khách, xe cô, còn đặt tiệc hay chuẩn bị lễ hỏi đều má phụ trách chính. Ở quê tôi, khi đám họ diễn ra, có rất nhiều bà con chòm xóm đến góp vui. Mỗi người phụ một tay, theo sự hướng dẫn của chủ nhà. Tôi hình dung bà con, cô bác như làm một đội nhóm, xắn tay áo lên để phục vụ cho đám cưới, mà má tôi là người leader.
Tôi biết rằng trước giờ má tôi là bếp chính cũng không ít đám tiệc. Đặc biệt là giỗ cúng, một mình má tôi làm tất. Chị tôi và tôi chỉ phục các công việc lặt vặt nhỏ. Thế là má áp dụng hoàn toàn trong việc tổ chức đám cưới cho tôi. Giống như làm giỗ, má không ghi ra thứ tự các việc (hay còn gọi là check list), mà tự nhớ và sắp xếp trong đầu. Và các công việc chính má đều ôm xô hết, mà không giao việc bớt cho người khác.
Buổi tối đãi họ, dù có rất nhiều bà con đến phụ, nhưng mọi người cũng không rõ cần giúp gì, vì chủ nhà không giao việc. Tôi tá hỏa khi sáng rước dâu hôm ấy, đến giờ rồi mà đồ lễ rước dâu vẫn chưa đủ. Hỏi ra thì mới biết, má tôi định bụng sáng sớm đi lấy không muộn. Trên đường về, má phải kiếm nơi trang điểm nên cả đám họ ngồi đợi.
Lúc ấy tôi vừa giận, lại vừa thương má. Giận vì các công việc nhỏ nếu má ghi check list và giao bớt cho chị tôi, hoặc các cô tôi thì mọi việc có phải đơn giản hơn không. Ngược lại, thương vì lo cho tôi mà má tất bật ngược xuôi, trong khi lẽ ra tôi cần chịu trách nhiệm hơn trong việc tổ chức này. Tôi nghĩ sau này nhất định mình sẽ giúp má lên kế hoạch tốt hơn cho đám cưới của chị tôi.
Tiệc trang trí công ty
Một lần trang trí noel công ty
Một bài học thứ hai đến từ công ty mà tôi công tác. Năm nào cũng vậy, đơn vị chúng tôi cứ đến mùa giáng sinh là phát động phong trào trang trí cây thông noel. Chi nhanh 40 người, trừ sếp và các vị trí hơi đặc biệt (tài xế, bảo vệ) thì thành viên còn lại được chia thành 4 team. Mỗi team sẽ có từ 8-9 người và các team sẽ thi đua trang trí với nhau. Ban tổ chức cũng quy định về ngân sách trang trí cho mỗi team là “X”.
Các sếp sẽ thành lập ban giám khảo chấm điểm và một ngày định trước. Đó cũng là deadline ngày cho các đội hoàn thành. Chúng tôi thật tự hào khi là đội họp bàn về ý tưởng sớm nhất.
Và đến khi họp, dường như tôi phát hiện có gì đó sai sai. Chúng tôi chỉ sử dụng một tờ giấy để ghi lại một cách sơ bộ nội dung chính cần trang trí. Sau đó trưởng nhóm chỉ định 2 bạn trong nhóm đi mua đồ mà không hề có một list to buy và chi phí ước tính cho các món đồ. Kết quả là mua không đủ đồ dùng. Vài ngày sau đến khi phát hiện thiếu, lại tiếp tục đi mua thêm khiến cho chi phí double bằng 2x.
Ngày đầu tiên, cả team khi tập trung bắt đầu trang trí thì không có bất kì một sự phân chia nhiệm vụ cụ thể nào. Cả team túm lại ngồi gói giấy bóng làm hộp quà. Qua ngày thứ 2 thì lại xoay sang ngồi cắt bông tuyết bằng giấy. Không một ai nói cho các bạn hiểu rằng hộp quà rỗng và bông tuyết chỉ là yếu tố rất rất phụ, trong khi các mục chính như cây thông, ông già noel, bảng hiệu tạo điểm nhấn thì không được đoái hoài.
Và tôi nghĩ chắc ai trong số các bạn khi đọc đến đây đều biết được kết quả cuộc thi. Đội tôi đứng thứ 4 trong 4 đội tham gia:)
Qua 2 câu chuyện chia sẻ trên, mới thấy được vai trò của người đầu tàu trong đội nhóm. Người team lead cần tạo ra cái nhìn tổng quan sự việc, có được một kế hoạch chi tiết, sau đó là sự phân công rõ ràng của từng thành viên. Tất cả các chi phí dự kiến phát sinh đều được tính và dự trù trên file excel. Có như vậy, chúng ta mới kiểm soát cuộc chơi, đồng thời phát huy hết năng lực của các thành viên để tạo ra kết quả tốt nhất.
Tác giả
Nguyễn Văn Vĩ
