Tôi đọc khá nhiều câu chuyện của các doanh nhân thành đạt. Đằng sau những câu chuyện ấy, tôi cũng nhận ra điểm chung của họ đều là những người có mục tiêu rõ ràng, đồng thời kiên trì thực hiện đến cùng mục tiêu ấy. Đôi khi phải nói họ là kiên trì một cách lì lợm. Tôi chợt thắc mắc họ (những người thành công) tạo ra các hành động trong suốt một thời gian dài để đạt được mục tiêu cuối cùng như thế nào? Làm sao có thể duy trì năng lượng và hướng đến điểm đến được?
Và cuối cùng, câu trả lời mà tôi nghiệm được, đó chính là lập kế hoạch.
Lập kế hoạch theo thời gian
Kế hoạch luôn đi kèm với mục tiêu. Kế hoạch là chi tiết các việc cần làm để đạt được mục tiêu đề ra. Vì vậy nếu mục tiêu to bự thì một bảng kế hoạch tính theo ngày, tháng là không đủ. Ví dụ bạn thiết lập một mục tiêu cho sự nghiệp của bạn. Thì bảng kế hoạch của nó sẽ tính theo năm, thậm chí là 5 năm, 10 năm và 20 năm. Từ kế hoạch theo năm, bạn chia nhỏ ra kế hoạch theo từng quý, kế hoạch theo tháng, kế hoạch theo tuần, và cuối cùng là kế hoạch theo ngày.
Tóm lại, kế hoạch theo ngày là đơn vị nhỏ nhất mà chúng ta phải theo sát để khi hoàn thành nó, chúng ta đã tiến thêm một bước cho các kế hoạch xa hơn (tuần, tháng, quý, năm…)
Lập kế hoạch mỗi ngày như thế nào?
Tùy thuộc vào sở thích và thói quen của mỗi người, có thể chọn lập kế hoạch trên giấy hay dùng công nghệ. Riêng bản thân tôi, tôi kết hợp cả hai. Khi sử dụng kế hoạch ngày tôi note trong 1 cuốn sổ tay nhỏ. Trong khi nếu cho kế hoạch dài hơi hơn, tôi dùng google sheet và lưu trên điện thoại để tiện truy cập.
Nói về cách tôi ghi ra kế hoạch ngày trên sổ tay cũng thật đơn giản. Một cuốn sổ tay 15x10cm, tôi kẻ 1 đường dọc chiếm 1/4 khổ giấy. Mỗi buổi sáng, tôi dành 15p ghi tất cả các công việc tôi cần thực hiện vào cột bên trái, và ghi chi tiết hơn vào cột bên phải. Tôi cũng chia thành công việc tại công ty và công việc ở nhà. Đồng thời đánh dấu mức độ quan trọng của các việc bằng bút khác màu.
Ngay sau khi tôi hoàn thành xong 1 công việc, tôi sẽ đánh dấu tích vào trước công việc đó. Thật không gì sung sướng khi sau một ngày dài làm việc, buổi tối xem lại sổ và thấy tất cả các mục đã được tích.
Sai lầm dễ mắc phải khi lập kế hoạch
Không đưa ra kế hoạch dài hạn trước ngắn hạn
Làm sao tôi biết ngày hôm đó mình cần làm những việc gì? Đây cũng là câu hỏi cứ đau đáu trong tôi khi trong thời gian đầu, tôi cảm thấy buổi tối hoặc vào ngày nghỉ, mình không biết phải làm gì. Vì thế mà có nhiều hôm 9h tối là tôi đã thấy bùn ngủ, vì chẳng có gì để làm.
Sau đó tôi biết được mình đã sai lầm khi chỉ chăm chăm vào công việc phát sinh thường nhật, mà không hiểu kế hoạch ngắn hạn phải dựa trên kế hoạch và mục tiêu dài hạn. Ví dụ, khi tôi đưa ra kế hoạch năm là website tôi phải có 100 bài, như vậy tôi suy ngược ra kế hoạch mỗi quý cần viết 25 bài, mỗi tháng cần 8 bài, mỗi tuần sẽ là 2 bài. Vì vậy tôi sẽ thêm công việc viết 1 bài web vào mỗi tối T3 và T6 hằng tuần.
Đưa quá nhiều công việc trong ngày
Con người không phải là cỗ máy đa nhiệm. Nghĩa là bộ não chúng ta chỉ tập trung làm tốt 1 việc trong khoảng thời gian. Vì vậy mà khi lập kế hoạch từng ngày, chỉ nên có từ 4-5 việc chính. Có thể mỗi việc chính bạn chia ra thành nhiều công việc con. Ví dụ như trả lời email khách hàng sẽ có các công việc con là trả lời khách A, khách B, khách C. Khi chúng ta đơn giản hóa list công việc thì sẽ thấy cuộc sống nhẹ nhàng và trong tầm kiểm soát hơn.
Không đưa ra các mục tiêu đo lường được
Nội dung trên không phải là kiến thức mới, nhưng tôi vẫn muốn đưa vô sai lầm dễ mắc phải. Vì nhiều bạn không nhận thức được mình đang mắc sai lầm này. Ví dụ bạn đặt mục tiêu phải giỏi tiếng Anh trong 3 tháng, thì hãy chuyển nó thành kế hoạch, trong 3 tháng, bạn cần luyện nghe 90 giờ và record 45 video bạn tập đọc theo người nước ngoài.
Khi các công việc trong bảng kế hoạch đều có thể đo lường được, bạn sẽ đánh giá được bạn đã bám sát bảng kế hoạch như thế nào.
Không cam kết duy trì thực hiện theo kế hoạch
Rốt cuộc, cái quan trọng và chính yếu nhất vẫn nằm ở bản thân bạn. Dù bạn có lập kế hoạch tốt đến đâu, nhưng nếu bạn chọn không cam kết làm theo thì cũng hoài vô ích. Hãy bám sát vào kế hoạch, từng bước thực hiện, từ ngày, tháng, quý, năm, 10 năm. Rồi đến một ngày bạn sẽ nhận ra mình đã về đến đích.
Tác giả
Nguyễn Văn Vĩ
